Q. Tôi nhận thấy rằng việc chuẩn bị tài liệu họp cho Hội đồng quản trị của ban giám đốc ngày càng trở nên phức tạp. Có nhiều tài liệu hơn bao giờ hết và chúng thường được gửi đến muộn hoặc được giao từng phần. Tôi muốn chuẩn bị và làm tốt công việc của mình nhưng tôi thấy đó là một thách thức. Hãy cho tôi lời khuyên về cách tôi có thể làm việc với công ty để mọi thứ được kiểm soát nhiều hơn?
A: Tôi đánh giá cao cách bạn tận tâm với vai trò của mình.
Trách nhiệm của các thành viên hội đồng quản trị đã thay đổi với sự cần thiết phải cung cấp nhiều hơn nữa sự giám sát theo quy định. Tôi cũng biết rằng các tài liệu có thể rất dày đặc, đôi khi hàng trăm trang để xem lại. Sự phức tạp và yêu cầu về thời gian của một người đã tăng lên đáng kể. Điều đó kết hợp với sự thiếu kịp thời của ban lãnh đạo trong cách họ chia sẻ tài liệu nghe có vẻ như một công thức gây khó khăn cho các thành viên hội đồng quản trị.
Tuy nhiên, hãy đặt mình vào vị trí của họ. Các công ty không có ý đặt bạn vào vị trí này hoặc làm cho công việc của bạn khó khăn hơn. Họ phải xem xét tài liệu với nhiều người trước khi họ chia sẻ chúng với hội đồng quản trị. Ngoài ra, có khả năng họ không có tất cả thông tin cho đến cuối chu kỳ.
Bạn muốn có thể làm tốt công việc của mình và công ty cũng muốn điều đó. Bạn đã liên kết. Nhưng những loại vấn đề bạn đang giải quyết có thể gây ra hiệu ứng. Thật đáng tiếc cho ban lãnh đạo khi vẫn để các giám đốc khó chịu với quy trình, thất vọng vì họ nhận được tài liệu muộn, hoặc các chuyến bay của họ đến các cuộc họp hội đồng quản trị bị xáo trộn. (Tất cả những điều tôi đã thấy!) Một công ty muốn các thành viên hội đồng quản trị của mình có một trải nghiệm dễ dàng để họ có thể bắt đầu mới mẻ và sẵn sàng giải quyết các vấn đề quan trọng. Đối phó với các vấn đề khó khăn cần có thời gian và sự chú ý khỏi những gì quan trọng.
Bạn đã hỏi về cách kiểm soát mọi thứ. Tin tốt là điều này có thể. Bạn nên cung cấp thêm hướng dẫn về những gì hội đồng quản trị cần và đề xuất một quy trình để công ty tuân theo.
Dưới đây là một số mẹo để giải quyết vấn đề này:
Khuyến khích công ty chuẩn bị tài liệu họp sớm và gợi ý phản hồi: Chia sẻ tài liệu và xây dựng cuộc đối thoại sớm tránh gây ngạc nhiên cho cả thành viên hội đồng quản trị và quan trọng là các CEO. Hãy khuyên họ lên kế hoạch cho những câu hỏi khó và giải quyết chúng càng sớm càng tốt.
Đặt ra các nguyên tắc và thỏa thuận về thời gian gửi tài liệu họp: Điều quan trọng là phải có sự thống nhất giữa CEO và các giám đốc về thời gian sẽ như thế nào. Các hội đồng quản trị công ty lớn nên lấy tài liệu trước một tuần. Nếu bạn đang làm việc với một công ty khởi nghiệp, trước cuộc họp hai ngày sẽ ổn. Đảm bảo rằng công ty hiểu tầm quan trọng của việc vận chuyển mọi thứ sớm và giao hàng đúng như mong đợi — và nếu có bất kỳ thay đổi nào, hãy đảm bảo rằng họ sẽ thông báo cho bạn. Thiết lập một nền văn hóa nơi bạn giao tiếp sớm và thường xuyên.
Đừng chấp nhận sự luộm thuộm: Đảm bảo tài liệu họp đầy đủ. Nếu nó chưa hoàn chỉnh, hãy yêu cầu công ty liên lạc khi mọi thứ được bổ sung. Các công ty nên dành thời gian và nỗ lực vào tài liệu hội đồng quản trị để thiết lập bối cảnh phù hợp và cập nhật cho các thành viên hội đồng quản trị về tình trạng kinh doanh và điều này so với kế hoạch và giải thích lý do cho bất kỳ sai lệch nào.
Làm việc với công ty để trở nên tốt hơn nhưng đừng để nó làm trật đường ray công việc quan trọng phải hoàn thành. Ngay cả khi tài liệu họp không hoàn hảo hoặc không đến kịp thời, tôi khuyến khích bạn đảm bảo rằng hội đồng quản trị tập trung vào công việc có ý nghĩa nhất của mình — giúp công ty đạt được vận mệnh của mình.
Nguồn: Maynard Webb – Dearfounder@fastcompany.com.