Cần làm gì để có thể thiết kế văn phòng thành một nơi làm việc lý tưởng – nơi mà nhân viên luôn muốn trở lại? Những thay đổi nào có thể được thực hiện ngay bây giờ? Đại dịch đã là một cú sốc tàn khốc đối với các công ty, nhưng nó cũng là cơ hội để nhìn nhận lại văn phòng và bản chất của công việc.
Kể từ khi tòa nhà văn phòng đầu tiên mở ở Luân Đôn trong 1726, nhân viên từng có mối quan hệ yêu – ghét nơi làm việc. Dù nói về tình bạn thân thiết và sự cộng tác cũng như sự mệt mỏi và mất tập trung, văn phòng đóng một vai trò quá lớn trong cuộc sống của nhiều người. Rốt cuộc, hầu hết mọi người dành nhiều thời gian tại văn phòng hơn bất kỳ nơi nào khác.
Nhưng với hàng chục triệu công nhân trên toàn thế giới trong thời gian dài gián đoạn cuộc sống văn phòng, với rất ít khả năng hiển thị khi nào họ sẽ trở lại và với tư cách nào, văn phòng đang gặp khủng hoảng về danh tính. Nếu văn phòng không còn là “nơi bạn đến làm việc hàng ngày”, thì đó là gì và nó sẽ trở thành gì?
Giống như nhiều khía cạnh của cuộc sống bị thay đổi bởi đại dịch, bản chất của cách thức và nơi chúng ta làm việc đã thay đổi mãi mãi. Công việc không còn là một nơi chốn, nó là những gì bạn làm và cách bạn làm. Khi các tổ chức tìm cách xây dựng lại cuộc sống văn phòng, tất cả mọi người từ giám đốc điều hành đến quản lý, chuyên gia nhân sự và quản lý cơ sở sẽ có những lựa chọn khó khăn.
Đọc liên quan | Xu hướng phát triển văn phòng làm việc sau Covid-19
Dưới đây là 3 cách để thiết kế văn phòng thành nơi làm việc lý tưởng:
Đặt mục đích mới cho thời gian ở văn phòng
Nhiều công ty đã thực hiện các thay đổi vật lý đối với văn phòng của họ như bố trí các bàn làm việc cách xa nhau hơn, cung cấp hệ thống tản nhiệt nóng để giảm mật độ và thiết lập các quy trình an toàn và sức khỏe mới, chẳng hạn như làm sạch bổ sung và ra vào không tiếp xúc.
Bây giờ, công việc khó khăn hơn bắt đầu. Các công ty phải thực hiện những thay đổi về tổ chức và triết lý đối với cách họ sử dụng không gian văn phòng. Rất đơn giản, trong một thế giới mà công việc từ xa đã được chứng minh là hiệu quả và được đa số nhân viên ưa thích, thì toàn bộ mục đích của văn phòng phải chuyển từ làm việc cá nhân sang làm việc nhóm.
Và điều đó không có nghĩa là chỉ biến văn phòng thành một trung tâm cộng tác trực tiếp — nơi các nhóm có thể gặp nhau để động não và trao đổi ý tưởng — mà còn đảm bảo không gian được kết nối với thế giới bên ngoài theo cách bao gồm những người làm việc hoàn toàn từ xa.
Chìa khóa của điều này là tạo ra trải nghiệm giống nhau cho những người trong phòng cũng như những người không ở trong phòng. Đáp ứng bình đẳng có nghĩa là tất cả mọi người đều có các công cụ họ cần được bao gồm và trao quyền để tham gia.
Trang bị cho nhân viên các công cụ
Với một số nhân viên chỉ làm việc từ xa, không phải ai cũng có thể tham gia trực tiếp vào những ngày cộng tác. Tuy nhiên, có nhiều cách để làm cho các thành viên trong nhóm làm việc tại nhà cảm thấy như họ đang ở trong văn phòng.
Đối với các cuộc họp trực tuyến toàn nhóm hoặc các tương tác với khách hàng và khách hàng quan trọng, các công ty có thể trang bị hệ thống hội nghị truyền hình tiên tiến, màn hình lớn hơn được gắn ngang tầm mắt, hệ thống âm thanh tốt hơn, ánh sáng được cải thiện và các sửa chữa nhỏ khác (hãy nghĩ đến màu sơn nhẹ, bàn hội nghị bạn có thể khoan lỗ để gắn micro, và rèm cản sáng).
Cũng có thể hợp lý khi tạo ra các phòng nhỏ cách âm, được trang bị đầy đủ và đủ ánh sáng mà nhân viên có thể đặt trước để chụp ảnh Zoom vào những ngày họ ở văn phòng. Ở nhà, nhân viên làm việc từ xa sẽ cần thiết lập máy tính để bàn tốt hơn bao gồm webcam, micrô, loa, cách ly âm thanh, ánh sáng và/hoặc tai nghe chất lượng hàng đầu. (Đã qua rồi cái thời mong đợi các nhân viên từ xa làm việc trên bàn bếp của họ trên những chiếc máy tính xách tay cũ.)
Những công cụ máy tính để bàn tương tự này sẽ cần thiết cho một số máy trạm trong văn phòng. Điểm mấu chốt: hầu hết nhân viên sẽ được tách khỏi văn phòng thực, ít nhất vài ngày một tuần, vì vậy các công ty nên tập trung vào việc làm cho trải nghiệm văn phòng ít thường xuyên trở nên có ý nghĩa hơn, đồng thời mang lại văn phòng cho nhân viên khi họ không có mặt ở đó.
Khảo sát nhân viên trước khi thực hiện thay đổi
Cũng cần hiểu rằng một kích thước không phù hợp với tất cả khi nói đến các công cụ cộng tác. Các “cá tính” nhân viên khác nhau yêu cầu các công cụ khác nhau để thực hiện nhiệm vụ của họ một cách hiệu quả trong một môi trường kết hợp.
Tại Công ty Poly, một khảo sát hơn 5000 nhân viên trên khắp thế giới để xác định sáu kiểu nhân viên chính, mỗi người có một phong cách làm việc khác nhau. Từ nhân viên giao tiếp văn phòng và cộng tác viên từ xa, đến chiến binht thương trường và giám đốc điều hành linh hoạt, mỗi nhân viên có nhu cầu riêng về các công cụ phần cứng và phần mềm mà họ cần để thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả, nhưng cũng trong các phương pháp quản lý và cộng tác mang lại ra những điều tốt nhất trong họ.
Hãy dành thời gian để khảo sát nhân viên của chính bạn để tìm hiểu tính cách của họ và hỏi họ những công cụ nào sẽ giúp họ làm việc tốt nhất. Hỗ trợ các sở thích về phong cách làm việc của nhân viên và đáp ứng họ ở nơi họ đang ở sau 18 tháng trải qua những thử thách khắc nghiệt trong cuộc sống, là rất quan trọng để duy trì, sự hài lòng và hiệu quả kinh doanh tổng thể.