Là một chủ doanh nghiệp, đã bao giờ bạn cảm thấy có quá ít thời gian trong khi có quá nhiều thứ phải làm không? Điều gì sẽ xảy ra nếu có một cách để làm cho 24 tiếng của bạn trở nên hữu dụng hơn bao hết? Tất nhiên không phải là sử dụng cỗ máy thời gian rồi, điều tạo nên sự khác biệt ở đây là nghệ thuật quản lý thời gian. Hãy cùng tham khảo 7 mẹo quản lý thời gian đơn giản dưới đây để 1 ngày của bạn trở nên hiệu quả hơn.
Quản lý thời gian là gì?
Nhìn chung, quản lý thời gian là quá trình tổ chức, lập kế hoạch và kiểm soát thời gian một cách chiến lược mà bạn dành cho các công việc cụ thể. Khi thực hiện hiệu quả, quản lý thời gian có thể giúp bạn hoàn thành nhiều công việc hơn trong khi tốn ít thời gian hơn, ngay cả khi bạn đang phải chạy deadline và có cả một tá công việc dài vô tận cần làm.
Dưới đây là một số ưu điểm của việc quản lý thời gian với một chủ doanh nghiệp:
- Tăng cường hiệu suất và sự tự tin trong công việc của bạn.
- Giúp bạn có thể tận hưởng công việc và đạt hiệu quả cao hơn.
- Đáp ứng được đúng thời hạn công việc.
7 mẹo quản lý thời gian đơn giản dành cho chủ doanh nghiệp
1. Tìm thời gian vàng trong ngày của bạn
Bạn có biết trong 1 ngày mình làm việc hiệu quả nhất khi nào không? Bạn là “chim sớm” hay “cú đêm”, hay đôi khi là cả 2? Quản lý thời gian là cách bạn thấu hiểu thời gian làm việc hiệu quả nhất thiết lập các hoạt động trong ngày một cách hài hòa.
Hãy dành khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất trong ngày cho các công việc cấp bách và quan trọng nhất của bạn. Còn thời gian làm việc kém hiệu quả hơn, bạn có thể làm những công việc như quản trị viên bởi chúng không đòi hỏi quá nhiều năng lượng.
2. Sử dụng ma trận quản lý thời gian
“Ma trận quản lý thời gian” được là công cụ quản lý thời gian, được sáng tạo bởi Steven Covey – tác giả của cuốn sách “Bảy thói quen hiệu quả”.
Ma trận này được xây dựng trên 4 góc phần tư cơ bản:
- Thứ nhất: Nhiệm vụ cấp bách và quan trọng.
- Thứ hai: Nhiệm vụ không cấp bách nhưng quan trọng.
- Thứ ba: Nhiệm vụ cấp bách nhưng không quan trọng.
- Thứ tư: Nhiệm vụ không cấp bách cũng không quan trọng.
Hãy sắp xếp công việc bạn phải làm trong 1 tuần vào 4 góc phần tư này. Lần lượt xử lý công việc ở góc phần tư thứ nhất trước tiên, tiếp theo là góc phần tư thứ hai,… là cách tốt nhất để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc.
3. Có kế hoạch
Nếu bạn chưa có 1 cuốn sổ tay hay 1 ứng dụng quản lý thời gian, bây giờ là lúc thích hợp nhất để bắt đầu. Đơn giản là bạn chỉ cần một tờ giấy trắng hay bất cứ thứ gì bạn chọn, tuy nhiên hãy đảm bảo rằng bạn có thể mở chúng ra lúc nào cũng được.
Lập thời gian biểu từng ngày trong tuần tới là cách tuyệt vời để bạn sắp xếp thời gian làm việc hiệu quả hơn và đảm bảo rằng bạn đang ưu tiên xử lý những công việc quan trọng nhất.
Hãy bắt đầu bằng việc vạch ra những deadline phải hoàn thiện sắp tới và những công việc quan trọng nhất, sau đó hãy để những nhiệm vụ ít cấp bách hơn ở vị trí thứ 2. Và cũng đừng quên dành thời gian hợp lý trong ngày để nghỉ ngơi nhé, bạn là con người, không phải một cỗ máy.
4. Từ bỏ việc đa nhiệm và tập trung vào một thứ
Có thể bạn chưa biết, bộ não của bạn chỉ có thể xử lý một việc trong một thời điểm nhất định mà thôi. Do đó, nếu bạn cố gắng làm nhiều thứ cùng một lúc, bạn sẽ chỉ mất thêm thời gian để chuyển sự tập trung từ công việc này sang công việc khác. Điều này khiến bạn thậm chí mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành cả 2 công việc.
Giải pháp ở đây là hãy thử tập trung sự chú ý vào 1 công việc tại 1 thời điểm nhất định, sau khi xong rồi mới chuyển sang công việc tiếp theo. Hãy thử đi, bạn sẽ thấy cách này vô cùng hiệu quả và thú vị.
5. Loại bỏ phân tâm
Ai trong chúng ta hẳn cũng từng trải qua 1 ngày mà ta thấy mình vô cùng mất tập trung và không thể chú ý vào công việc được. Ngay cả khi sắp đến deadline và bạn đang rất nóng lòng để hoàn thành công việc nhưng bạn vẫn không thể tập trung nổi. Điều đầu tiên cần làm để loại bỏ sự phân tâm chính là tìm ra yếu tố có xu hướng khiến bạn mất tập trung. Ví dụ như: Điện thoại đang kêu trên bàn? Hay nhân viên đang nói chuyện phiếm xung quanh? Tiếng trẻ em la hét xung quanh?
Khi tìm ra yếu tố gây mất tập trung, bạn có thể thực hiện một số điều dưới đây. Ví dụ:
- Tắt internet và làm việc ngoại tuyến.
- Để điện thoại của bạn ở chế độ máy bay hoặc 1 nơi khuất tầm nhìn.
- Đeo tai nghe để giảm tiếng ồn xung quanh.
6. Dành thời gian nghỉ ngơi
Có bao giờ bạn tự hỏi mình nghỉ ngơi thế nào khi có cả đống công việc phải làm không? Tuy nhiên, làm việc chăm chỉ phải đi đôi với việc chăm sóc bản thân nữa.
Nếu bạn để cho sức khỏe thể chất và tinh thần của mình giảm sút, bạn sẽ không thể dùng 100% năng lực của mình trong công việc kinh doanh hay bất cứ lĩnh vực nào khác trong cuộc sống.
Mặc dù điều này nghe có vẻ trái ngược nhưng doanh nghiệp của bạn sẽ được hưởng lợi nếu bạn nghỉ ngơi đầy đủ và nạp đủ năng lượng. Do đó, hãy dành từ 5-10 phút thư giãn mỗi tiếng, ngủ đủ giấc mỗi đêm. Hãy cho phép bản thân mình nghỉ 1 ngày ngay bây giờ và sau đó. Công việc của bạn rồi sẽ ổn thôi!
7. Làm những gì phù hợp với bản thân
Điều quan trọng nhất khi nói về quản lý thời gian đó chính là hãy làm những gì phù hợp nhất với bản thân bạn bởi vì tất cả chúng ta đều khác nhau.
Hãy bắt đầu bằng việc thực hiện 1 trong 7 mẹo này, nếu mẹo nào bạn cảm thấy không phù hợp thì bỏ qua. Nếu bạn tìm thấy được công cụ hay chiến lược phù hợp với bản thân, hãy cam kết và triển khai chúng một cách nhất quán trong ngày.
Khởi đầu nhỏ cho tác động lớn
Hãy bắt đầu ngay hôm nay bằng cách áp dụng 1 trong những mẹo kể trên. Bắt đầu từ những việc nhỏ và giữ sự tập trung, thêm 1 tip mới mỗi ngày. Hy vọng sau bài viết này, bạn sẽ không cần phải nói “Tôi không có đủ thời gian” nữa.