Tiền thân của thư trả lời vắng mặt tự động đôi khi được tìm thấy ở các nước Địa Trung Hải, nơi một ghi chú viết tay dán lên mặt tiền cửa hàng thông báo với thế giới: “Đóng cửa vào tháng 8, quay lại vào tháng 9”. Tính năng tự động trả lời kỹ thuật số ban đầu chỉ là một trò lố của Microsoft, một gã khổng lồ phần mềm, ra đời từ hệ thống email Xenix của công ty vào cuối những năm 1980, trước khi trở thành xu hướng chủ đạo trong hai thập kỷ sau đó.
Trong những ngày đầu tiên, các nội dung trong thư trả lời vắng mặt tự động có xu hướng ngắn gọn và trọng điểm. Phong cách đó vẫn tồn tại cho đến ngày nay, đặc biệt là ở các cấp cao hơn của hệ thống phân cấp công ty. Thư trả lời vắng mặt tự động của giám đốc điều hành của trang web hiếm khi có các trò đùa hoặc biểu tượng cảm xúc — nếu, tức là, chúng được thiết lập ngay từ đầu. Giám đốc điều hành không cần phải giải thích về sự vắng mặt hoặc thiếu phản ứng kịp thời của cô ấy, ngoại trừ có thể là với hội đồng quản trị (vốn dĩ đã luôn được báo cáo trước).
Tuy nhiên, mọi người ngày càng cố gắng ghi dấu ấn cá nhân của họ vào các thư trả lời vắng mặt tự động của họ. Và nếu hộp thư đến của Bartleby độc lập này là một hướng dẫn, thì sự sáng tạo đã bùng nổ trong thời đại lockdown và làm việc từ xa. Một số cố tỏ ra hóm hỉnh (“Tôi sẽ hạn chế nhiệt tình kiểm tra email”). Những người khác chia sẻ (“Tôi sắp kết hôn ở ngoài văn phòng!”). Những người khác vẫn chia sẻ đầy đủ (“Xin lưu ý rằng tôi đang đi du lịch ở một vùng hẻo lánh ở Greenland và sẽ không có kết nối internet hoặc điện thoại trong phần lớn thời gian”).
Thông thường, thư trả lời vắng mặt tự đông liên quan đến người gửi và người nhận. Người phụ trách chuyên mục của bạn đã nhiều lần được chỉ định là người mà những người nhận thư trả lời vắng mặt tự động của đồng nghiệp phải gửi các truy vấn trực tiếp cho họ. Điều đó có thể gây ra hậu quả lâu dài. Các quan hệ công chúng vẫn từ chối xóa địa chỉ email của cô ấy khỏi danh sách gửi thư của họ mặc dù cô ấy đã kiên nhẫn và nhiều lần giải thích rằng biến đổi khí hậu không phải là nội dung phụ trách của cô ấy nên chẳng ích gì khi cô ấy gửi thông cáo báo chí hàng ngày về nông lâm kết hợp ở Kenya. Đôi khi thư trả lời tự động biến thành một phiên bản không gian mạng của cuộc truy tìm kho báu. Vào mùa hè, địa chỉ email của Bartleby đã được gửi đi trong khi bản thân cô ấy đang đi nghỉ nên người nhận cuối cùng lại bị chuyển hướng.
Mặc dù vậy, hầu hết các nhân viên văn phòng không gặp vấn đề gì với việc “vắng mặt”. Một cuộc khảo sát với 1.000 người được thực hiện vào năm 2015 bởi Microsoft cho thấy hầu hết những người được hỏi đều thích cách làm này. Điều đó một phần là do việc đặt nó có thể đánh dấu sự bắt đầu của một kỳ nghỉ (điều này đã làm cho 77% người được khảo sát). Nhưng 60% cũng thú nhận thích nhận được câu trả lời tự động vui vẻ từ người khác.
Là một người có kinh nghiệm (và là nạn nhân), Bartleby khuyên bạn nên thẳng thắn và cung cấp thông tin. Nêu những ngày bạn đi vắng. Nếu thời gian vắng mặt dài hơn một kỳ nghỉ thông thường, có thể có một lời giải thích (công việc, nghỉ phép…).
Việc chia sẻ quá mức đôi khi sẽ thật là khó xử. “Tôi đang trên PTO”(Thời gian nghỉ có lương) đã phổ biến trong thời đại corona mặc dù việc nhắc nhở người lạ rằng bạn đã nhận được tiền bồi thường vì không có mặt là điều rất bình thường. Sự khoe khoang khiêm tốn hoặc không khí tự trọng tạo ra một lưu ý sai lầm.
Việc cố tỏ ra hài hước thường rơi vào mặt trái của nó. Tốt nhất nên tránh đưa các đề xuất theo dõi bạn trên Twitter hoặc biểu tượng cảm xúc về một chiếc ô trên bãi biển. Ba trong mười người trả lời cuộc khảo sát của Microsoft cho biết họ không thể tránh được cảm giác ghen tị và sợ hãi khi được thông báo rằng những người khác thích các kỳ nghỉ nhiệt đới. Giễu cợt lạc đề, cho dù bằng cách bao gồm những lời thú nhận cá nhân hoặc trích dẫn từ Muhammad Ali, không phải cho thấy sự thông thái hay khéo léo mà là một tâm trí bị phân tâm vì nói lan man. Nó giống như có nước trên đầu gối – những thứ tốt nhất được tìm thấy ở những nơi không đúng.
Nhận thức được mọi người muốn bạn chú ý trước khi bạn quay lại bài đăng của mình có thể là công cụ quản lý bất kỳ tổ chức lớn nào khác. Nhưng nếu bạn đang lướt sóng ở Maui, tham dự một hội nghị, chạy siêu marathon ở sa mạc Mojave, viết tiểu thuyết hoặc dành thời gian để sơn nhà để xe của mẹ bạn, thì không ai thực sự cần biết chi tiết trong câu trả lời tự động
.