Rất nhiều ý tưởng về cách điều hành cuộc họp tốt hơn. Làm cho mọi người đứng lên, viết một bản ghi nhớ về chủ đề mà mọi người cùng đọc ngay từ đầu, ngăn những kẻ nói to thống trị…
Tuy nhiên, có một hình thức họp mang lại kết quả đáng tin cậy cho những quyết định đúng đắn và điều đó đòi hỏi sự tôn trọng, thậm chí cả sự tôn kính chung. Cuộc họp đó là bồi thẩm đoàn. Bất kỳ hệ thống nào mà mọi người vẫn tin tưởng sau hơn 800 năm đều đáng được xem xét kỹ hơn. Trong các nguyên tắc rộng rãi của bồi thẩm đoàn, có năm bài học cho những người điều hành cuộc họp và những người đi họp.
Đầu tiên, mục đích rất rõ ràng. “Tại sao chúng ta lại ở đây?” là một câu hỏi mà con người phải vật lộn không chỉ trong chiều sâu tâm hồn của họ mà còn trong hầu hết các cuộc gọi Zoom. Không có bồi thẩm đoàn nào nghi ngờ điểm tồn tại của nó, bản chất của nhiệm vụ hoặc sự cần thiết của nhiều người cùng tham gia. Mức độ hiểu biết được chia sẻ đó là điều đáng mong đợi trong các môi trường khác.
Thứ hai, quy mô vừa chuẩn. Công thức 12 người có từ thế kỷ 12 ở Anh và triều đại của vua Henry II. Các tòa án tạm thời được gọi là assizes đã triệu tập số người đàn ông này để xét xử các vụ tranh chấp đất đai. Nguyên tắc này phần lớn đã được giữ kể từ đó. Vì lý do số lượng này phù hợp. Nhiều người sẽ thêm tiếng nói, nhưng không có giá trị. Ít người hơn có nghĩa là ít quan điểm đa dạng hơn. Lợi thế của việc giữ chặt số lượng cuộc họp không bị mất đi đối với Jeff Bezos, người đã áp dụng quy tắc hai chiếc bánh pizza tại Amazon để giới hạn số lượng người trong một cuộc họp. Quy tắc một bồi thẩm đoàn cũng hoạt động tốt.
Bài học thứ ba liên quan đến chương trình nghị sự. Các bồi thẩm đoàn có một câu hỏi rất quan trọng cần xem xét và một số lựa chọn hạn chế để đưa ra. Sự rõ ràng giúp mọi người tập trung. Không có bồi thẩm viên nào có khả năng đề xuất sao lưu một chút để suy nghĩ về hệ thống tư pháp-hình sự sẽ như thế nào. Và trong khi nhiều chuyên gia khuyên nên giữ các cuộc họp ngắn lại, thời gian không phải là một hạn chế: các thành viên bồi thẩm đoàn không rời đi cho đến khi đưa ra quyết định. “Ghim vào đó” không phải là một lựa chọn.
Bài học thứ tư là về tư cách thành viên. Các bồi thẩm đoàn ít có xu hướng suy nghĩ theo nhóm hơn những người tham dự cuộc họp bình thường. Các thành viên tiềm năng được lựa chọn từ một khu vực rộng lớn, và bất kỳ ai đã có sẵn ý định sẽ bị loại bỏ. Các công ty không thể triệu tập một nhóm người lạ để đưa ra quyết định cho họ. Nhưng họ có thể cố gắng mang những gương mặt xa lạ một cách có ý thức và kêu gọi những quan điểm khác nhau. Và cũng như quản đốc bồi thẩm đoàn không được chọn theo cấp bậc, người điều hành không nhất thiết phải luôn là người cao cấp nhất trong phòng.
Bài học cuối cùng liên quan đến sự an toàn về tâm lý, sự sẵn sàng lên tiếng của con người. Điều đó có thể khó khăn khi sếp của bạn đang cau có với bạn. Các thử nghiệm được thiết kế rõ ràng để cân nhắc nhiều bằng chứng và đưa ra các quan điểm đối lập. Trước khi các bồi thẩm đoàn đưa ra quyết định, họ phải cân nhắc các tài khoản cạnh tranh về những gì đã xảy ra. Các công ty tốt nhất lặp lại cách tiếp cận này bằng cách cấu trúc các cuộc thảo luận để kiểm tra các lập luận một cách chính xác. Các quyết định đầu tư tại Blackstone, một công ty cổ phần tư nhân, được thăm dò tại các cuộc họp tập trung một cách có hệ thống vào các yếu tố rủi ro xung quanh một thỏa thuận tiềm năng, cũng như điều gì khiến nó trở nên hấp dẫn.
Mọi việc có thể xảy ra sai sót trong bồi thẩm đoàn. Lựa chọn của bồi thẩm đoàn có thể khắc phục kết quả hơn là cải thiện chúng. Tính cách độc đoán có thể làm lung lay những người khác. Ngoài ra, mọi người thực sự có thể là những kẻ ngốc. Một vụ án giết người trong một phòng xử án ở Anh vào năm 1994 đã bị dập tắt sau khi người ta phát hiện ra rằng một số thành viên đã sử dụng bảng Ouija để hỏi câu hỏi rõ ràng về một trong những người đã khuất. (Bị cáo đã bị kết án lại tại phiên tòa thứ hai.)
Rõ ràng là các công ty không giống như các phòng xử án. Nhiều công ty được thiết kế để truyền tải thông tin và xây dựng văn hóa, chứ không phải để đưa ra phán quyết. Nhất trí không phải là cách để điều hành một doanh nghiệp. Và việc quyết định số phận của một người dân nhất định phải hấp dẫn hơn so với lời kêu gọi kinh doanh thông thường. Nhưng phục vụ trong một bồi thẩm đoàn không phải là một sự gián đoạn công việc. Nếu bạn được triệu tập, bạn có thể vừa làm nhiệm vụ của mình vừa xem điều gì tạo nên một cuộc họp thực sự tốt đẹp.