Bạn kiểm tra email của mình bao nhiêu lần một ngày? Nếu bạn giống như hầu hết mọi người, con số đó có thể là 14, theo một nghiên cứu từ các nhà phát triển trang web TaskHusky.
Hơn 3/4 số người kiểm tra hộp thư đến của họ khi họ cảm thấy buồn chán. Nhưng khi được hỏi liệu họ có mô tả mình là người nghiện mail hay không, chỉ khoảng 18% trả lời là có.
Sherese Ezelle, một nhà trị liệu sức khỏe tâm thần được cấp phép cho biết: “Nghiện có tính chất cưỡng chế, nghĩa là cá nhân cần phải hoàn thành một nhiệm vụ hoặc tham gia vào hành động để cảm thấy thỏa mãn tạm thời. “Chúng có thể trở nên ngốn hết sức, quá mức và cản trở hoạt động hàng ngày. Với chứng nghiện mail, bạn có nhu cầu kiểm tra mail ngày càng cao ngay cả khi tham gia vào các hoạt động khác có thể khiến bạn hài lòng hơn nhưng không hài lòng ngay lập tức. ”
Theo Ezelle, đây là một vài dấu hiệu cho thấy bạn có thể mắc chứng nghiện email:
- Bạn hạn chế tương tác trực tiếp với người khác, nhấc điện thoại lên để kiểm tra mail thay vì tương tác với bạn bè hoặc thành viên gia đình.
- Bạn cảm thấy lo lắng hơn khi không thể kiểm tra mail của mình, vì tin rằng bạn đang bỏ lỡ điều gì đó quan trọng.
- Bạn siêu biết vị trí của điện thoại hoặc máy tính xách tay của mình để đề phòng việc kiểm tra mail của bạn.
- Bạn cảm thấy khó khăn khi tham gia vào các tương tác có ý nghĩa và hiện tại.
Tại sao bạn nên bỏ thói quen
Kate Christie, Giám đốc điều hành của công ty tư vấn quản lý thời gian Time Stylers và tác giả của Đầu tư thời gian thông minh cho doanh nghiệp. Cô nói: “Sự gia tăng của các thiết bị di động khiến bạn tiếp xúc liên tục với các mail của mình, điều này, nếu không được kiểm soát, sẽ cho phép một luồng gián đoạn liên tục, giảm năng suất và mất tập trung.
Tuy nhiên, phá vỡ cơn nghiện của bạn là điều đáng giá. Christie nói: “Thời gian của bạn là tiền bạc. Theo dõi số giờ bạn dành một tuần cho mail, sau đó nhân nó với tỷ lệ hàng giờ của bạn. Cuộc khảo sát của TaskHusky cho thấy một người trung bình dành 1,69 giờ mỗi ngày cho email, hoặc gần 12 giờ một tuần. Nếu mức lương hàng giờ của bạn là 50 đô la, thì thói quen của bạn đang khiến bạn mất 31.200 đô la mỗi năm.
Đầu ra của bạn cũng có nguy cơ. Christie cho biết, hành động liên tục chuyển đổi giữa nhiệm vụ và mail của bạn cũng sẽ tác động đáng kể đến 40% năng suất của bạn. “Đó là mức mất 40% mỗi lần bạn chuyển từ nhiệm vụ đang làm để sửa email nhanh chóng.”
Kiểm soát cơn nghiện email của bạn
Như với bất kỳ chứng nghiện nào, bước đầu tiên là thừa nhận rằng bạn đang gặp khó khăn trong việc kiểm soát kết nối với mail của mình, Ezelle nói. Sau đó, thay thế hoạt động bằng một thứ khác.
Cô nói: “Vì nghiện là một hoạt động bắt buộc, nên thư giãn bản thân bằng các hoạt động chánh niệm có thể giúp bạn thoát khỏi nhu cầu kiểm tra mail vì căng thẳng hoặc sợ hãi về việc bỏ lỡ điều gì đó.
Ezelle cũng khuyên bạn nên thêm những sở thích thú vị, có ý nghĩa khiến bạn không thể tiếp cận với điện thoại hoặc máy tính, chẳng hạn như đi dạo. Cô nói: “Hãy cố gắng thu hút nhiều giác quan nhất có thể để duy trì sự hiện diện của bạn. Ví dụ, sử dụng tinh dầu để kích thích khứu giác, nghe bản nhạc yêu thích của bạn hoặc ăn nhẹ lành mạnh ”.
Ngoài ra, hãy phát triển các chiến lược xử lý email của bạn. Christie khuyên bạn nên dành ra 2-3 khoảng thời gian 30 phút mỗi ngày để xử lý email của bạn. “Giữa mỗi đợt, hãy tắt thông báo qua email để bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ không liên quan đến mail khác,” cô nói. “Đối với những người thực sự nghiện email, bạn sẽ không bao giờ quá một giờ hoặc lâu hơn nữa là đến đợt gửi mail tiếp theo, điều này sẽ giúp bạn duy trì khóa học.”
Mặc dù nghe có vẻ phản trực giác, Toolie Garner, Giám đốc điều hành của Lãnh đạo thành công từ xa, chuyên gia tư vấn làm việc từ xa, khuyên bạn nên có nhiều tài khoản email. “Ý tưởng là tách biệt các loại mail bạn nhận được để bạn chỉ chú ý đến những mail bạn thực sự cần theo dõi,” cô nói.
Ví dụ: có các email mua hàng và giao dịch được gửi đến một địa chỉ, email cá nhân cho một địa chỉ khác, email thanh toán cho một địa chỉ khác và các email công việc cho một địa chỉ khác. Sau đó dành thời gian của bạn theo mức độ ưu tiên của từng loại.
Garner cũng khuyên bạn nên sử dụng các khả năng của ứng dụng email của bạn ở mức tối đa của chúng, chẳng hạn như các tính năng sắp xếp và lọc.
“Tôi có thể nhận được email trong một phần nhỏ thời gian,” cô nói. “Tôi sắp xếp email đến của mình theo các trường Từ và Ngày / Giờ. Bằng cách đó, tôi có thể phát hiện ra các email của khách hàng đến và giải quyết những email đó trước. Tôi sử dụng Ngăn đọc ở bên phải để có thể đọc lướt email nhanh chóng và khi tôi chuyển sang email tiếp theo, Outlook sẽ đánh dấu nó là đã đọc. Bằng cách đó, tôi không phải tiếp tục xem lại mail vì nó có vẻ là chưa đọc ”.
Theo Christie, hãy sắp xếp lại cách bạn xem hộp thư đến của mình và đừng nhầm nó với danh sách việc cần làm của bạn. “[Those emails are] tất cả những người khác là danh sách phải làm, ”cô nói. “Họ đã gửi cho bạn một email để hoàn thành nhiệm vụ của họ và giao cho bạn. Đừng rơi vào cái bẫy của việc ưu tiên việc làm của người khác hơn việc của bạn ”.
Bạn có thể cần phải bắt đầu nhỏ, Ezelle nói. “Hãy nhớ rằng những mục tiêu dễ hoàn thành nhất là những mục tiêu thực tế và có thể đạt được đối với bạn,” cô nói.