Nếu người quản lý của tôi nhắn tin cho tôi “xin chào”, “xin chào” hoặc “này” mà không có bất kỳ ngữ cảnh nào khác, tôi sẽ cho rằng tôi bị sa thải. Đó là kết luận hợp lý duy nhất. Tương tự với “bạn có ở đây không?”, “Hãy cho tôi biết khi bạn vào nhà” và “chúng ta có thể nói chuyện không?”
Tôi sẽ không biết làm thế nào để trả lời những tin nhắn này. Tôi biết điều này vì tôi đã chạy một mô phỏng máy tính tiên tiến của kịch bản chính xác này, sử dụng một bản sao ý thức của tôi (về cơ bản là Black Mirror Slackbot).
Bạn có thể nghĩ tôi hoang tưởng, và bạn không sai. Nhưng điều này còn nhiều điều hơn cả những lần treo máy cá nhân của tôi: Tôi biết những người trong nhiều ngành đã nhận được những tin nhắn như thế này và cho rằng điều tồi tệ nhất.
Các nhà quản lý, hãy coi đây là một PSA. Đừng nhắn tin cho báo cáo của bạn là “hey” và sau đó đợi họ trả lời. Đi vào vấn đề, nếu không chúng ta sẽ cho rằng điểm này rất tệ.
Hãy nói thêm về lý do tại sao.
Lịch sử của “xin chào”
Bạn nói gì sau khi nhấc máy? Hầu hết mọi người đều nói “xin chào” và có lý do cho điều đó: các công ty điện thoại đã dạy mọi người nói câu đó vào những năm 1800.
Khi bạn gọi cho ai đó qua điện thoại, không rõ khi nào người kia ở đó — trừ khi họ nói điều gì đó trước. Từ tiếng Anh “xin chào” được phát minh vì lý do này. Từ này được chú ý một phần là do danh bạ điện thoại hướng dẫn mọi người bắt đầu cuộc trò chuyện bằng cách nói “xin chào” như một cách để xác nhận rằng cả hai người đều đang ở trên mạng. Thói quen này, và từ đó, bị mắc kẹt. Phương tiện này đã tạo ra một kiểu nghi thức mới.
Mô hình nghi thức công nghệ này diễn ra thường xuyên. Công cụ trò chuyện nhóm là một phương tiện khác với điện thoại và yêu cầu một loại nghi thức khác. Bạn không cần xác nhận người kia có ở đó trước khi bắt đầu nói chuyện vì họ sẽ thấy thông báo khi đăng nhập. Tại Zapier, chúng tôi đã là một nhóm làm việc từ xa trong khoảng một thập kỷ và một trong những quy tắc về nghi thức Slack của chúng tôi là “Đừng đợi phản hồi trước khi đi vào vấn đề.”
Vào vấn đề
Bởi vì tin nhắn dựa trên văn bản khác với cuộc gọi điện thoại, việc nói “xin chào” trước khi đi vào vấn đề thực sự khiến việc giao tiếp mất nhiều thời gian hơn:
-
Bạn nói xin chào.
-
Cuối cùng, người kia cũng chào lại.
-
Cuối cùng, bạn thấy câu trả lời này, sau đó đặt câu hỏi của bạn.
-
Cuối cùng, người khác nhìn thấy câu hỏi của bạn và trả lời câu hỏi đó.
Điều này kém hiệu quả hơn so với giải pháp thay thế:
-
Bạn chào và hỏi câu hỏi của bạn.
-
Cuối cùng, người kia trả lời câu hỏi.
Điều này được bình thường hóa tại công ty của chúng tôi và trong các tin nhắn văn bản một cách rộng rãi hơn. Làm bất cứ điều gì khác cảm thấy kỳ quặc và hành vi kỳ quặc khiến mọi người đặt câu hỏi.
Alfred Hitchcock, đạo diễn phim và bậc thầy về sự hồi hộp, được cho là đã nói, “Không có sự kinh hoàng trong vụ nổ, chỉ có sự dự đoán của nó.” Đó là điều khiến cho một lời “Này” đơn giản từ một người quản lý trở nên vô cùng đáng sợ. Mặc định, trên các ứng dụng trò chuyện nhóm, là chỉ giải thích những gì bạn muốn hoặc cần. Không làm như vậy có nghĩa là bạn có điều gì đó nghiêm trọng cần nói — điều mà bạn không muốn nói trước khi biết người kia đang ở đó. Trong suy nghĩ của tôi, điều đó có nghĩa là tôi sắp bị sa thải.
Tất nhiên, sai lầm sẽ xảy ra – điều đó không sao. Đồng nghiệp Zapier của tôi, Janine, người cũng từng là quản lý của tôi, đôi khi trượt lên. Nhưng, như cô ấy giải thích, cô ấy rất giỏi trong việc sửa chữa bản thân:
Tôi luôn quên rằng những loại tin nhắn này gây lo lắng cho đến khi tôi gửi chúng ngay lập tức, vì vậy tôi nghĩ rằng tất cả những người từng có tôi là người quản lý đều nhận được những điều như
Janine: Chào
Janine: Không có gì sai, tôi hứa chỉ một giây
Janine: Tôi nghĩ bạn đã làm rất tốt phần cuối cùng đó, nhưng tôi có một số câu hỏi về cấu trúc. Tôi đã để lại một vài nhận xét, nhưng nếu chúng không rõ ràng, hãy cho tôi biết.
Tôi thích điều này. Đó là một cách đáng suy nghĩ để sửa sai. Nếu bạn từng nói “Xin chào” với báo cáo trực tiếp của mình, đừng lo lắng — chỉ cần tiếp tục nhập.
Nhưng nếu tôi thực sự muốn sa thải bạn thì sao?
Đó là một câu hỏi hay! Nếu bạn muốn sa thải tôi, vui lòng nhắn cho tôi từ “này” mà không cần bất kỳ ngữ cảnh nào. Tôi sẽ hiểu ý bạn là gì, hãy chuyển đến vùng núi — cách xa mọi truy cập internet — và bắt đầu cuộc sống mới của tôi với tư cách là một người săn bắn hái lượm. Điều này sẽ không suôn sẻ, đó hoàn toàn là lỗi của bạn, nhưng bạn không cần phải lo lắng về bài đánh giá Glassdoor của tôi vì tôi sẽ không hoạt động.
Nghiêm túc hơn: nếu bạn thực sự cần phải có một cuộc trò chuyện nghiêm túc (và có khả năng ảnh hưởng đến nghề nghiệp) với ai đó trong một bối cảnh từ xa, hãy cân nhắc thực hiện nó trong một phiên trực tiếp được lên lịch thường xuyên, vì vậy bạn không cần lo lắng trước cuộc trò chuyện. Hoặc bạn có thể làm những gì Janine làm:
Hãy cho họ biết bối cảnh của cuộc trò chuyện trước khi bắt đầu cuộc gọi điện video hoặc cuộc trò chuyện điện thoại. Giống như bạn sẽ không đưa ra phản hồi nhạy cảm cho ai đó ở giữa một văn phòng mở, hãy để họ ổn định trong không gian thích hợp cho một cuộc trò chuyện khó khăn [virtually].
Dù bằng cách nào, tốt hơn là bạn nên có những cuộc trò chuyện trực tiếp như thế này, không phải qua tin nhắn. Đó là điều tốt hơn để thực hiện.