4 loại giấy tờ trong thủ tục hành chính thuộc phạm vi thực hiện số hóa

4 loại giấy tờ thuộc phạm vi thực hiện số hóa trong thủ tục hành chính theo Thông tư 01/2023/TT-VPCP do Văn phòng Chính phủ ban hành.

Ngày 5/4, Văn phòng Chính phủ ban hành Thông tư 01/2023/TT-VPCP về việc quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

4 loại giấy tờ thuộc phạm vi thực hiện số hóa trong thủ tục hành chính

Theo khoản 1 Điều 4 Thông tư 01/2023/TT-VPCP, các loại giấy tờ thuộc phạm vi thực hiện số hóa trong thủ tục hành chính bao gồm:

• Thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết của thủ tục hành chính trước đó;
• Thành phần hồ sơ phải số hóa theo quy định của pháp luật chuyên ngành;
• Thành phần hồ sơ cần số hóa theo yêu cầu quản lý được xác định tại Quyết định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
• Thành phần hồ sơ không thuộc loại được nêu tại (i), (ii), (iii) và được thực hiện số hóa theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính.

Trong đó, các giấy tờ trên được nộp theo một trong các hình thức sau:

• Bản chính;
• Bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc;
• Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính;
• Bản chụp điện tử có bản chính để đối chiếu trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

Tại khoản 4 Điều 4 Thông tư 01/2023/TT-VPCP, những giấy tờ, tài liệu sau đây không thực hiện số hóa trong thủ tục hành chính:

• Đã được các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Cổng dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh chia sẻ dưới dạng dữ liệu và có giá trị pháp lý;
• Các giấy tờ là thành phần hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính được nộp dưới hình thức bản sao chụp, bản sao có chứng thực, trừ bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính thức theo quy định tại mục 1.

Áp dụng mã QR trong quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính

Cụ thể, việc áp dụng mã QR trong quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính được thực hiện như sau: Việc áp dụng cung cấp mã QR trong tiếp nhận thủ tục hành chính phải bảo đảm theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 7322:2009 (ISO/IEC 18004:2006) về Công nghệ thông tin – Kỹ thuật phân định và thu nhận dữ liệu tự động – Yêu cầu kỹ thuật đối với mã hình QR code 2005.

Trong đó, mã QR được in ở góc trên bên trái của các giấy tờ được xuất bản từ dữ liệu của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh cho tổ chức, cá nhân cung cấp các dữ liệu tối thiểu sau:

• Mã số hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính;
• Mã thủ tục hành chính;
• Mã định danh của tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính;
• Tên giấy tờ được xuất bản; Tên hệ thống thông tin cung cấp dữ liệu;
• Thời điểm xuất bản;
• Trường hợp là Giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả, mã QR có cung cấp thêm dữ liệu về ngày hẹn trả kết quả;
• Trường hợp là Kết quả giải quyết thủ tục hành chính, mã QR có cung cấp thêm dữ liệu về thời hạn, phạm vi có hiệu lực (nếu có).

Yêu cầu đối với việc sao chụp giấy tờ chuyển sang bản điện tử

Theo khoản 2 Điều 8 Thông tư 01/2023/TT-VPCP, việc sao chụp giấy tờ sang bản điện tử bảo đảm các yêu cầu sau:

• Xác thực số lượng hồ sơ gốc theo số lượng bản sao chụp để bảo đảm tất cả các hồ sơ gốc đều được số hóa;
• Bảo đảm chụp toàn bộ văn bản, các bản sao chụp chính xác, toàn diện, đầy đủ so với bản gốc;
• Số lượng ảnh ở bản sao chụp phải bằng số lượng trang đầu vào và được sắp xếp theo đúng thứ tự;

Đối với trang có gắn giấy ghi chú:

• Tạo hai bản chụp, một bản có gắn giấy ghi chú trên văn bản và một bản đã bỏ giấy ghi chú;
• Bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu trong quá trình chuyển giao xử lý;
• Thông số kỹ thuật bản sao chụp phải đáp ứng tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Thông tư 02/2019/TT-BNV.

Hoàn trả đối với các khoản thu phí, lệ phí, thu phạt

Khi người dân có yêu cầu hoàn trả số tiền đã nộp nhầm, nộp thừa, cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết hồ sơ đề nghị hoàn trả theo quy định. Việc thực hiện đề nghị hoàn trả đối với giao dịch thanh toán các khoản thu phí, lệ phí, thu phạt đã được hạch toán vào tài khoản cơ quan thu tại Kho bạc Nhà nước trên cổng Dịch vụ công quốc gia như sau:

• Cán bộ được phân quyền “Lập chứng từ hoàn trả các khoản thu ngân sách Nhà nước” thực hiện việc lập chứng từ tại chức năng quản trị đối với mã giao dịch thanh toán trên cổng Dịch vụ công quốc gia.
• Trường hợp cơ quan có thẩm quyền gửi chứng từ hoàn sang Kho bạc Nhà nước thì sử dụng mẫu chứng từ hoàn trả theo quy định của Bộ Tài chính.
• Cán bộ được phân quyền “Phê duyệt chứng từ hoàn trả các khoản thu ngân sách Nhà nước” phê duyệt chứng từ tại chức năng quản trị.
• Chuyển lệnh hoàn trả sang Kho bạc Nhà nước. Cán bộ được phân công lập chứng từ, phê duyệt, theo dõi tình hình, kết quả xử lý của Kho bạc Nhà nước trên chức năng quản trị của cổng Dịch vụ công quốc gia.