Phong cách email có ảnh hưởng rất lớn đến phong cách của nhà lãnh đạo. Trong thời đại làm việc từ xa, lãnh đạo thông qua email đã trở thành một kỹ năng xác định của bất kỳ chuyên gia hiện đại nào. Như chúng ta đã thấy qua các nhà lãnh đạo toàn cầu trực tiếp như Tiến sĩ Fauci, người đã gửi hàng nghìn email mỗi ngày trong đại dịch một cách đáng ngưỡng mộ, khả năng phản hồi qua email là yếu tố quan trọng của sự hiện diện của lãnh đạo. Tuy nhiên, các tin nhắn nhanh chóng không chính thức có thể có tác động kép khi gửi email liên văn hóa. Nhu cầu đáp ứng về mặt văn hóa phụ thuộc vào khả năng của chúng ta để thích ứng với các kiểu email phổ biến, cho thấy rằng, với tư cách là những nhà lãnh đạo, là Linh hoạt trong cách chúng ta viết email xác định hiệu quả của chúng ta với tư cách là những người giao tiếp có kỹ năng.
Khi nghĩ đến việc gửi email hiệu quả, với tư cách là nhà lãnh đạo, chúng tôi thường tập trung vào giao tiếp nhiều hơn Đang kết nối với lời nói của chúng tôi. Về cơ bản, email của chúng ta có thể nhanh chóng bị hạn chế khi chúng ta tập trung vào ý tưởng tạo ra một thông điệp hoàn hảo. Thay vào đó, chúng ta cần tuân theo một câu thần chú mới về tư duy: những cách sáng tạo để yêu cầu đáp ứng. Nói cách khác, chúng ta phải sử dụng lại phương pháp tiếp cận email của mình để làm cách nào những người khác muốn nhận email — cái mà chúng ta gọi là phong cách giao tiếp của người đọc. Chúng ta có thể làm điều này bằng cách tập trung ý định của mình ra bên ngoài và phản chiếu lại phong cách viết của những người trong các nhóm đa dạng.
Để nghĩ về điều này một cách thực tế hơn, có bốn phong cách giao tiếp phổ quát khác nhau từ lĩnh vực tâm lý học hành vi mở đường cho giao tiếp hiệu quả giữa các cá nhân. Sau khi hiện đại hóa và thay thế các phong cách này cho email, chúng tôi đã điều chỉnh bốn tính cách này thành một “la bàn phong cách email” dựa trên nhiều năm đào tạo quản lý dựa trên nghiên cứu thành công.
Hãy nhớ rằng mặc dù mỗi người trong chúng ta vốn đã bị thu hút bởi một phong cách giao tiếp ưa thích trong email của mình, nhưng mục tiêu của chúng ta là có thể chuyển đổi giữa cả bốn phong cách khi hoàn cảnh yêu cầu, bởi vì mỗi phong cách có một tập hợp các đặc điểm riêng. Chìa khóa rút ra: Thay đổi phong cách của chúng ta để gần gũi hơn với phong cách của người khác cho thấy khả năng giao tiếp tốt hơn — và cuối cùng là sự hiểu biết về người khác.
Với tư cách là giáo sư tại Đại học New York và các chuyên gia về ngôn ngữ và truyền thông tại Liên Hợp Quốc, chúng tôi đã áp dụng phương pháp gửi email mới này và xây dựng dựa trên các hoạt động của Lý thuyết phong cách xã hội bắt nguồn từ tâm lý học hành vi, đồng thời đáp ứng cả sự đa dạng của cá nhân và văn hóa bất kể giới tính, tuổi tác hoặc quốc tịch. Các nhà lãnh đạo linh hoạt trong việc thể hiện ý tưởng và hành động của mình bằng cách sử dụng bốn phong cách giao tiếp email hiện đại này sẽ xây dựng mối quan hệ trực tuyến nhiều hơn giữa các cá nhân và giữa các nền văn hóa, để lại ít chỗ cho các thông điệp hỗn hợp hơn.
Sử dụng bốn phong cách giao tiếp email thực tế này để chứng minh email của bạn trong tương lai và giao tiếp hiệu quả với các nhóm, khách hàng và đối tác toàn cầu:
1. Phong cách email Biểu cảm
Đó là gì? Phong cách này hướng đến con người và nắm bắt những ý tưởng mới theo những cách cảm xúc và hành động. Chúng ta có thể nhận ra phong cách này khi nhận được một thông điệp sống động với các chi tiết đầy cảm xúc cho người khác biết về kết quả có thể hành động. Quyết đoán với giọng điệu say mê có khả năng nhận được phản hồi như mong muốn.
Làm thế nào để sử dụng?
- Mô tả bức tranh lớn trước khi đi vào chi tiết.
- Trình bày ý tưởng một cách sáng tạo bằng cách sử dụng ngôn ngữ “hành động”; tập trung vào các động từ động như biến đổi, nâng cấp, ưu tiên.
- Sử dụng một giọng điệu nhiệt tình hướng về mọi người; tập trung vào việc nhấn mạnh mối quan hệ với các cụm từ như, “Tôi đánh giá rất cao những suy nghĩ của bạn.“
- Mô tả các ý tưởng trong năm giác quan bằng cách dệt bằng ngôn ngữ giác quan kết nối các chủ đề với thị giác, âm thanh, khứu giác, xúc giác, vị giác, chẳng hạn như thay thế các câu nói chung chung như “Những mẹo này sẽ nâng cao kỹ năng của bạn” với những mô tả sống động hơn, chẳng hạn như “Những lời khuyên mạnh mẽ này sẽ thổi bùng ngọn lửa bên trong và sự nghiệp của bạn ”.
2. Phong cách email “Người lái xe”
Đó là gì? Phong cách này hướng đến nhiệm vụ, coi trọng thời gian và hiệu quả bất kể chủ đề hay thông điệp, và không ngại xung đột. Chúng ta có thể nhận ra phong cách này khi nhận được một email ngắn, hiệu quả, trực tiếp. Viết email yêu cầu chi tiết cá nhân về chuyến đi cuối tuần hoặc cuộc nói chuyện nhỏ lạc đề không có khả năng nhận được phản hồi ngay lập tức. Thay vào đó, hãy viết ngắn gọn và tập trung vào nhiệm vụ để nhận được phản hồi nhanh hơn.
Làm thế nào để sử dụng?
- Trực tiếp, sử dụng các gạch đầu dòng / danh sách và chỉ cung cấp các chi tiết cần thiết.
- Đưa ra các tuyên bố dứt khoát và nêu các hành động cụ thể cần thiết.
- Tránh xúc động quá mức.
- Tập trung vào kết quả, kết quả và điểm mấu chốt, liệt kê các sự kiện thiết yếu, khung thời gian rõ ràng và các sản phẩm có thể phân phối dự kiến, như trong “Chúng tôi sẽ gửi toàn bộ đề xuất và mô hình định giá trước thứ Sáu, ngày 7 tháng 9. ”
3. Phong cách email Dễ thương
Đó là gì? Phong cách này hướng đến con người và rất có ý thức về sự hòa hợp trong nhóm. Chúng ta có thể nhận ra phong cách này khi nhận được email với cách tiếp cận thân thiện, dễ tính sử dụng ngôn ngữ đàm thoại thay vì biệt ngữ chuyên nghiệp. Phong cách này cũng tìm cách giảm thiểu tác động của sự thay đổi đối với những người khác, chẳng hạn như khi truyền đạt về một quy trình mới hoặc cấu trúc báo cáo mới, thay vào đó tìm cách nhấn mạnh sự ổn định và các giải pháp dần dần. Là phong cách mặc định khi tiếp xúc với những người bạn không biết lần đầu tiên, phong cách này thể hiện một giai điệu cá nhân, ấm áp và hợp tác, tìm cách hòa hợp với mọi người. Do đó, một email với nội dung nói về các vấn đề, bất đồng hoặc xung đột có thể sẽ nhận được phản hồi chậm trễ. Thay vào đó, hãy luôn đưa ra các giải pháp được đề xuất, thuận tiện và ưu tiên mối quan hệ.
Làm thế nào để sử dụng?
- Sử dụng ngôn ngữ “chat chit” và các từ thông tục khi thích hợp.
- Viết về nhóm và nêu bật những lợi ích tích cực cho những người khác.
- Tập trung vào sự đồng cảm, các mối quan hệ và sự hòa hợp trong nhóm.
- Tránh ngôn ngữ xung đột và giảm thiểu xung đột bằng cách cung cấp các giải pháp; bỏ những từ như không, không, không bao giờ, không có gì, như trong, “Chúng tôi không thể đạt được những kết quả đó với các thông số hiện tại của mình” và thay vào đó hãy sử dụng ngôn ngữ tích cực: “Kết quả có thể đạt được nếu chúng ta có thể mở rộng phạm vi dự án của mình theo những cách sau…”
4. Phong cách email Phân tích
Đó là gì? Phong cách này hướng đến nhiệm vụ và phát triển mạnh trong “thuật ngữ”. Chúng ta có thể nhận ra phong cách này khi nhận được một email cẩn thận, hợp lý được trình bày đầy đủ các thuật ngữ chuyên ngành. Với bản chất là một liều lượng hoài nghi lành mạnh, kiểu người đọc này hoan nghênh một mạng lưới bằng chứng, logic và dữ kiện để hỗ trợ cho bất kỳ tuyên bố nào. Để gợi ra phản ứng tức thì, hãy sử dụng giọng điệu trang trọng và trình bày ý tưởng một cách có tổ chức. Phong cách này là một phản ứng thích hợp cho các thông điệp trình bày thông tin theo định dạng hợp lý và hướng nghiên cứu, sử dụng ngôn ngữ biểu thị chuyên môn.
Làm thế nào để sử dụng?
- Sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành / kỹ thuật thích hợp, chẳng hạn như từ vựng dành riêng cho ngành truyền đạt kiến thức chuyên môn: “Chúng tôi có thể tăng đề xuất giá trị cơ bản của sản phẩm với thông điệp thương hiệu mới….”
- Cung cấp giải thích, dữ kiện, bằng chứng và dữ liệu để chứng minh bất kỳ tuyên bố nào.
- Có phương pháp và logic trong việc giải thích các quy trình từng bước.
- Ngữ cảnh hóa các yêu cầu với các chi tiết cụ thể chứ không phải khái quát hóa. Thay vì viết, “Chiến dịch sẽ cần nhiều tài nguyên để khởi chạy,” xem xét, “Chiến dịch sẽ yêu cầu tài trợ tăng 26% từ ngân sách hàng năm của chúng tôi để khởi chạy.”
Chúng tôi đã điều chỉnh cách tiếp cận này theo những cách hiện đại và phù hợp để gửi email hiệu quả, tích hợp nghiên cứu từ nhà ngôn ngữ học nổi tiếng Richard Lewis cũng như nghiên cứu lâm sàng về tương tác trực tiếp tại văn phòng từ các nhà tâm lý học công nghiệp David Merrill và Roger Reid, để đạt được một mô hình liên lạc email đa văn hóa thành công. Hãy nhớ rằng, khi gửi email cho nhiều chuyên gia từ khắp nơi trên thế giới, hãy luôn nhận ra cá nhân trong nền văn hóa bởi vì trong khi tất cả các phong cách tồn tại ở tất cả các nền văn hóa, sở thích cá nhân và sở thích nghề nghiệp có thể khác nhau. NSanh ta Biểu cảm Phong cách này chiếm ưu thế ở hầu hết châu Mỹ Latinh, một phần Đông Nam Á, Trung Đông, một phần Đông Âu, Địa Trung Hải, bán đảo Iberia và phần lớn châu Phi cận Sahara. Trong khi Người lái xe và Phân tích phong cách phổ biến ở hầu hết các khu vực nói tiếng Anh trên thế giới, bao gồm Hoa Kỳ, các vùng của Canada, các vùng Tây Bắc và Bắc Trung Âu, Scandinavia và Úc / New Zealand. Các Dễ thương Phong cách có xu hướng gắn liền với các khu vực ở Đông Á và hầu hết các khu vực của Trung Á, ngoại trừ tiểu lục địa Ấn Độ là sự kết hợp giữa phong cách Biểu cảm và Lái xe.
Khi xây dựng một nhận dạng email đa năng, chúng ta phải có khả năng thích ứng với từng phong cách này và trở nên quen thuộc hơn với Đang kết nối kết thúc giao tiếp. Là những nhà lãnh đạo, việc thích ứng với sở thích giao tiếp của độc giả trong các nhóm đa văn hóa của chúng tôi, giúp chúng tôi thúc đẩy các kênh ngôn ngữ đáp ứng để kết nối với các chuyên gia đa dạng trên toàn cầu. Khi chúng tôi nỗ lực để thích ứng với những người khác, đặc biệt là thông qua khả năng phản hồi qua email, chúng tôi không chỉ chứng minh khả năng truyền thông kỹ thuật số của mình trong tương lai mà còn nhân bản hóa trải nghiệm kỹ thuật số để trở thành những nhà giao tiếp toàn cầu thực sự.
Dan Bullock là chuyên gia đào tạo / huấn luyện ngôn ngữ & truyền thông tại Liên Hợp Quốc và là giáo sư tại Trường Nghiên cứu Chuyên nghiệp của NYU. Raúl Sánchez là trợ lý giáo sư lâm sàng về truyền thông toàn cầu và điều phối viên chương trình doanh nghiệp tại Trường Nghiên cứu Chuyên nghiệp của NYU. Họ Mộtlại đồng tác giả của Cách giao tiếp hiệu quả với mọi người, mọi nơi.
