Giao tiếp và làm việc từ xa đã trở thành 1 kỹ năng bắt buộc trong thời Covid. Giống như hầu hết mọi người, tôi đã trải qua năm 2020 là một năm thay đổi liên tục — trong cách tôi làm việc, cách tôi giao tiếp với những người thân yêu và thậm chí cả cách tôi mua hàng tạp hóa. Vì vậy, khi CTO của công ty tôi tiếp cận tôi về việc lãnh đạo một bộ phận hoàn toàn mới, tôi không chắc mình đã sẵn sàng để thực hiện một thay đổi khác.
Sáng kiến mà tôi đang lãnh đạo có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sứ mệnh mang lại hiệu quả và tính minh bạch cho quy trình nhập cư của Envoy Global. Đại dịch COVID-19 đã mở ra cho mọi người tầm nhìn về sức mạnh của số hóa và tự động hóa — một ưu tiên trong quy trình nhập cư thường dựa trên giấy tờ. CTO của chúng tôi, Mahi Inampudi, cần một người lãnh đạo phụ trách trong việc làm cho nền tảng quản lý nhập cư của chúng tôi hiệu quả hơn bằng cách tích hợp tự động hóa quy trình bằng robot (RPA).
Câu hỏi của Mahi vừa thú vị vừa khó chịu. Là một nhà quản lý kỹ thuật có kiến thức nền tảng về kỹ thuật, tôi biết việc đảm nhận vai trò định hướng vào con người hơn đồng nghĩa với những thách thức mới. Là một cá nhân có thị thực dựa trên việc làm, tôi cũng cảm thấy lo lắng thường xuyên khi xem xét một công việc mới. Để cảm thấy tự tin khi đảm nhận vai diễn này, tôi sẽ phải xây dựng sự tự tin của bản thân cùng với Mahi và thực hiện nó một cách ảo.
Xem xét những thách thức của một vai trò mới
Khi Mahi lần đầu tiên tiếp cận với tôi về vai trò mới, tôi ngay lập tức cảm thấy lo lắng về sự nghiệp của mình và sự thành công lâu dài của sáng kiến này. Tôi đã theo đuổi thẻ xanh của mình hơn chín năm, và tôi không muốn mạo hiểm với bất kỳ sự thất bại nào. Nếu sáng kiến thất bại, liệu tôi có còn việc làm không? Nếu không, điều gì sẽ xảy ra với thị thực của tôi? Chuyển sang một vai trò mới luôn là một rủi ro, nhưng tình trạng nhập cư của tôi khiến điều đó càng trở nên rủi ro hơn.
Tôi cũng sợ hãi vì tôi biết tầm quan trọng của sáng kiến này để thành công. Tôi sẽ được giao nhiệm vụ thu thập và xử lý hàng trăm nghìn tài liệu chứa thông tin cá nhân nhạy cảm để xin thị thực lao động. Bảo mật là điều cần thiết và cần có sáng kiến RPA để duy trì sự riêng tư trong khi xử lý một lượng lớn tài liệu.
Có rất nhiều thứ đang bị đe dọa, và thực tế là cả quyết định của tôi và việc chuyển đổi công việc phải diễn ra hầu như khiến nó trở nên căng thẳng hơn nhiều. Chỉ riêng giao tiếp từ xa đã đưa ra những thách thức riêng.
Thiếu ngôn ngữ cơ thể: Giao tiếp qua cuộc gọi video rất khó vì bạn chỉ nhìn thấy khuôn mặt chứ không phải ngôn ngữ cơ thể mà mọi người thường dựa vào để giao tiếp. Nếu không có các dấu hiệu vật lý, thật dễ dàng để phân tích những thứ như khoảng thời gian ai đó tạm dừng hoặc mức độ tham gia của họ trong cuộc trò chuyện. Việc thiếu ngôn ngữ cơ thể cản trở việc xây dựng mối quan hệ, điều này rõ ràng là yếu tố dẫn đến thành công của tôi trong vai trò mới.
Những hiểu lầm: Nền tảng và phong cách giao tiếp khác nhau tạo cơ hội cho việc hiểu sai, đặc biệt là khi bạn đang giao tiếp từ xa. Điều này làm cho việc xây dựng nhóm trở nên đặc biệt khó khăn. Điều quan trọng là duy trì thông tin liên lạc rõ ràng và chính xác trong giai đoạn đầu của quá trình xây dựng nhóm để thiết lập nền tảng tin cậy.
Sự hợp tác: Sáng kiến này đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ giữa các thành viên trong nhóm ở Hoa Kỳ và trên toàn thế giới, cũng như sự phối hợp với các nhóm khác trong tổ chức. Mức độ hợp tác này có thể đặc biệt khó đạt được trong điều kiện toàn bộ từ xa. Trong nhiều trường hợp, các bản cập nhật và các phần thông tin quan trọng khác được truyền đạt thông qua việc lái xe qua bàn và các cuộc gặp gỡ tình cờ tại văn phòng, những cơ hội không nảy sinh khi mọi người làm việc từ xa.
Bất chấp những thách thức này, tôi đồng ý gặp Mahi (hầu như) để thảo luận về vai diễn này. Tôi biết rằng việc vượt qua những trở ngại này trong khi đưa ra một lựa chọn quan trọng trong cuộc đời sẽ không dễ dàng, nhưng nó hoàn toàn có thể.
Vượt qua rào cản giao tiếp từ xa
May mắn thay, cuộc trò chuyện của tôi và Mahi diễn ra suôn sẻ. Mahi trung thực và kiên nhẫn, giúp tôi dễ dàng bày tỏ bất kỳ mối quan tâm nào và nói về những kinh nghiệm trong quá khứ của mình. Mặc dù tôi chưa bao giờ đảm nhận vai trò như thế này trước đây, nhưng tôi đã có kinh nghiệm quản lý các nhóm trên quy mô toàn cầu. Mahi thực sự tin rằng vai trò này rất phù hợp với tôi, và khi chúng tôi nói chuyện qua trình độ của tôi và các yêu cầu của vị trí, tôi đã đồng ý với anh ấy. Sự minh bạch mà tôi cảm thấy trong các cuộc trò chuyện của chúng tôi khiến tôi cảm thấy không chỉ thoải mái khi đảm nhận vai trò này mà còn vui mừng vì cơ hội.
Bây giờ tôi đã có kinh nghiệm trong vai trò mới của mình, tôi có thể thành thật nói rằng tôi đang trên con đường làm chủ nghệ thuật giao tiếp từ xa. Mặc dù nghe có vẻ sáo mòn, nhưng sự kiên nhẫn và sự đồng cảm rất quan trọng trong việc giao tiếp từ xa. Những gián đoạn như kết nối internet kém và tiếng chó sủa đòi hỏi bạn phải có lòng trắc ẩn và sự thông cảm. Và cần kiên nhẫn để chờ đồng nghiệp phản hồi về các vấn đề nhỏ có thể nhanh chóng được giải quyết thông qua các tương tác trực tiếp thông thường. Trong những khoảnh khắc đó, hãy bình tĩnh và tập trung vào bức tranh lớn.
Tôi cũng đã học được rằng mặc dù việc hiểu sai rất phổ biến khi làm việc từ xa, nhưng việc yêu cầu làm rõ trước sẽ tiết kiệm thời gian về lâu dài. Nó cho thấy bạn đủ quan tâm để thực sự lắng nghe đồng nghiệp của mình và giúp tránh nhầm lẫn khi bạn làm việc để đạt được các mục tiêu chung. Và nếu bạn không nghĩ rằng nhóm của mình đang sử dụng các công cụ kỹ thuật số hiệu quả nhất cho một nhiệm vụ nhất định, hãy lên tiếng – minh bạch là chìa khóa.
Quy tắc vàng của tôi
Kỹ năng và kinh nghiệm kỹ thuật của bạn chẳng có nghĩa lý gì nếu không có sự đồng cảm và kiên nhẫn. Nguyên tắc này đã hướng dẫn toàn bộ cuộc sống của tôi, từ việc nhập cư đến Hoa Kỳ để điều hướng việc gia hạn thị thực và theo đuổi thẻ xanh của tôi — và nó cũng giúp tôi điều hướng việc thăng chức của mình.
Nếu bạn được giao một vai trò mới thú vị trong khi làm việc từ xa, đừng để những lo lắng về các vấn đề giao tiếp hoặc các trở ngại khác cản trở bạn. Thay vào đó, hãy cam kết từ bi, minh bạch và cẩn thận lắng nghe người khác. Nếu bạn giữ tư duy đúng đắn, bạn sẽ tận hưởng một quá trình chuyển đổi suôn sẻ và không gặp khó khăn khi khai thác tất cả các cơ hội mà một cơ hội thăng tiến từ xa mở ra.
Roy Dsouza là giám đốc kỹ thuật của Tự động hóa quy trình robot tại Envoy Global.
