Hộ kinh doanh chuyển sang kê khai 2026 — hướng dẫn từng bước
Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã chốt: thuế khoán bị bãi bỏ từ 1/1/2026. Hơn 2 triệu hộ kinh doanh cả nước sẽ chuyển sang kê khai. Bài này gói gọn những việc cần làm trước thời hạn.
Trong 30 năm qua, đa số hộ kinh doanh VN đóng thuế khoán — Chi cục thuế ấn định một mức doanh thu, hộ KD đóng thuế cố định không phụ thuộc thực tế. Phương pháp đơn giản nhưng có 2 vấn đề lớn: doanh thu khoán thường thấp hơn doanh thu thực (gây thất thu) và không phản ánh được biến động kinh doanh.
Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã bãi bỏ phương pháp khoán từ 1/1/2026. Mọi hộ KD phải chuyển sang kê khai theo doanh thu thực. Đây là thay đổi lớn nhất trong hệ thống thuế hộ KD VN sau gần 3 thập kỷ.
1. Có gì thay đổi từ 1/1/2026?
Bãi bỏ thuế khoán — không còn việc CCT ấn định doanh thu hằng năm
Kê khai theo doanh thu thực — hằng tháng (hoặc quý nếu doanh thu thấp)
Hóa đơn điện tử bắt buộc— doanh thu > 1 tỷ/năm phải dùng máy tính tiền có kết nối CQT
Sổ sách kế toán — phải ghi chép doanh thu, chi phí (đơn giản, không cần kế toán đôi)
Không thay đổi: tỷ lệ % thuế (vẫn theo Thông tư 40/2021), ngưỡng miễn thuế 200tr/năm (Luật Thuế GTGT 48/2024 hiệu lực 1/7/2025), và bản chất hộ KD vẫn là chủ thể nộp thuế cá nhân (không phải pháp nhân).
2. Tính trước mức thuế phải đóng
Trước khi kê khai chính thức, hãy ước lượng số thuế sẽ đóng. Nhập doanh thu năm + chọn nhóm ngành — công cụ trả về VAT + TNCN cụ thể:
Công cụ embed
Tính thuế hộ kinh doanh 2026 (VAT + TNCN theo ngành)
Đăng ký mã số thuế hộ KD (nếu chưa có): nộp tờ khai mẫu 03-ĐK-TCT tại CCT quận/huyện. Đa số hộ KD đã có MST — kiểm tra qua etaxmobile.gdt.gov.vn.
Chuẩn bị sổ sách doanh thu - chi phí: sổ tay, Excel, hoặc phần mềm kế toán mini (MISA SME, BRAVO, FAST). Ghi chép từng giao dịch.
Đăng ký hóa đơn điện tử: bắt buộc nếu doanh thu > 1 tỷ/năm hoặc kinh doanh ăn uống (restaurants, cafe). Liên hệ nhà cung cấp HĐĐT (M-Invoice, Viettel, VNPT).
Cài máy tính tiền có kết nối CQT: bắt buộc cho ngành ăn uống > 200tr/năm hoặc bán lẻ > 1 tỷ/năm. Chi phí ~5-15tr/máy.
Đăng ký kê khai tháng/quý: doanh thu > 50tr/tháng → kê khai tháng; còn lại → kê khai quý. Mẫu 01/CNKD nộp qua etaxmobile hoặc nộp giấy.
4. Chi phí tuân thủ — bao nhiêu là hợp lý?
Với hộ KD doanh thu 500tr - 3 tỷ/năm, chi phí phát sinh thường gồm:
Phần mềm HĐĐT: 1.5-3tr/năm (gói cơ bản 300-500 hóa đơn/tháng)
Máy tính tiền + setup: 5-15tr một lần, bảo trì 1-2tr/năm
Kế toán bán thời gian: 3-8tr/tháng (nếu thuê ngoài kê khai)
Phần mềm sổ sách: 1-2tr/năm hoặc miễn phí (sổ tay + Excel)
Tổng cost-of-compliance hợp lý: 10-30tr/nămtuỳ quy mô. Doanh thu > 5 tỷ/năm thường nên cân nhắc upgrade lên Cty TNHH thay vì giữ hộ KD.
5. Sai lầm phổ biến cần tránh
Không xuất hóa đơn cho khách hàng: rủi ro bị khách báo CQT khi cần xuất chi phí. Phạt 5-15tr/lần + truy thu thuế.
Ghi sai doanh thu để né thuế: nếu CQT đối chiếu với hóa đơn đầu vào của khách → phát hiện ngay. Phạt 1-3 lần số thuế trốn + lãi suất 0.05%/ngày.
Không tách doanh thu cá nhân vs hộ KD: tiền mặt riêng, tài khoản riêng. Trộn vào nhau khi CQT thanh tra rất khó giải trình.
Bỏ qua ngưỡng miễn thuế 200tr: nhiều hộ KD nhỏ doanh thu 150-180tr nghĩ phải đóng thuế. Thực ra dưới 200tr/năm là miễn — vẫn phải kê khai nhưng số nộp = 0.
6. Khi nào nên cân nhắc chuyển lên công ty TNHH?
Doanh thu > 3 tỷ/năm + tỷ lệ chi phí thực tế > 70% doanh thu thường là điểm break-even. Lúc này TNDN trên lợi nhuận thấp hơn % cố định trên doanh thu của hộ KD.
Lưu ý chi phí tuân thủ công ty cao hơn nhiều (50-150tr/năm: kế toán full-time, BHXH chủ DN, sổ sách kép). Đừng quyết định chỉ dựa thuế.
7. Lịch nộp tờ khai 2026
Hộ KD doanh thu > 50tr/tháng: kê khai tháng — hạn 20 của tháng sau
Hộ KD doanh thu ≤ 50tr/tháng: kê khai quý — hạn 30 của tháng đầu quý sau
Quyết toán năm: hạn 30/4 năm sau (như TNCN cá nhân)
Kết luận
Việc bãi bỏ khoán không phải "tăng thuế" — chỉ là chuẩn hóa cách tính. Hộ KD đã khai báo doanh thu thực sẽ không thấy khác biệt lớn. Hộ KD trước đây khai thấp hơn thực tế sẽ phải điều chỉnh.
Quan trọng: chuẩn bị từ bây giờ (5/2026) để có 6-8 tháng làm quen với sổ sách + HĐĐT trước khi áp dụng chính thức 1/1/2026. Đợi sát ngày dễ vướng phạt + hỗn loạn.